contooh LPJ Departemen Administrasi, Keuangan, dan Personalia

. PENDAHULUAN Puji dan syukur kami panjatkan kepada Allah SWT, atas rahmat dan karunia-Nya yang telah diberikan kepada kami dalam menjalani kewajiban dan tanggung jawab sebagai pengurus Kopma IPB 2010-2011. Waktupun terasa singkat berlalu dalam menjalani amanah ini, untuk mengembangkan dan memajukan Kopma IPB melalui program-program kerja departemen Administrasi, Keuangan dan Personalia (Adminkeunalia). Tim departemen Adminkeunalia, mengucapkan terima kasih sebanyak-banyaknya kepada seluruh anggota tim Adminkeunalia yaitu : Umi Nur Chasanah (Umi), Lia Ratih Kusuma Dewi (Liara), Nila sari (nila), Mustika Rini (Muri) dan Fajar Sidik (Fajar) atas dedikasinya yang telah diberikan selama setahun kepengurusan ini. Diharapkan hubungan yang kita jalin selama ini tidak sampai pada akhir kepengurusan ini. Begitu pula kepada teman-teman pengurus lainnya serta karyawan-karyawan Kopma IPB yang telah membantu dalam menyukseskan Kopma IPB. Berbagai program kerja yang telah kami buat dirasakan cukup dibutuhkan dalam kondisi Kopma sekarang. Walaupun terdapat beberapa kekurangan dalam program kerja departmen Adminkeunalia, kami terus berusaha melakukan perbaikan-perbaikan demi kemajuan Kopma IPB dan tercapainya visi-misi Kopma IPB yang telah diusungkan. Selama satu periode kepengurusan ini, terdapat banyak sekali tantangan dan rintangan yang menghadang kami dalam memperbaiki pengelolaan manajemen Kopma IPB. Banyak sekali kritikan-kritikan yang kami terima, baik di dalam maupun di luar lingkungan kerja. Namun, kritikan-kritikan tersebut membuat kami menjadi kuat dan mengetahui kelemahan-kelemahan kami, sehingga menjadikan kami lebih baik dan tangguh dalam menghadapi masa depan nanti. Pada satu periode kepengurusan ini, komposisi departemen Adminkeunalia terbagi dalam tiga fungsi yaitu bidang keuangan unit usaha, bidang administrasi kesekretariatan dan bidang personalia. Bidang keuangan unit usaha dikelola oleh tiga orang staff yang terdiri dari keuangan unit usaha Green Co & Green Smart ++, serta keuangan unit usaha Kopmart dan keuangan unit usaha Smart Cell dan kerudung. Bidang administrasi kesekretariatan dikelola oleh seorang staff dan bidang personalia dikelola oleh seorang staff.. Secara umum tujuan yang ingin dicapai oleh department Administrasi dan Keuangan (Adminkeu) tertuang dalam visi-misi departemen Adminkeunalia yaitu : Visi “Meningkatkan profesionalisme kinerja pengurus dan karyawan, Penertiban Administrasi & keuangan, serta menciptakan suatu sistem yang berkelanjutan“ Misi 1. Menyempurnakan sistem pencatatan Simpanan Pokok, Wajib dan Sukarela anggota. 2. Menyempurnakan sistem pengadministrasian Kopma IPB melalui pembuatan Standard Operation Procedure (SOP) bagi pengurus maupun karyawan. 3. Menertibkan pendataan dan rasionalisasi anggota. 4. Mengelola asset-aset Kopma IPB dengan baik. B. PELAKSANAAN PROGRAM KERJA NO GBPK PROKER TARGET 1. Pembenahan dan Pengefisienan Sekret Benah Sekret 2010 Kualitatif : Suasana sekretariat yang nyaman dalam beraktivitas Kuantitatif : Jumlah pengunjung Sekretariat Meningkat 2. Pengelolaan dan pembenahan Inventarisasi, Reinventarisasi dan Arsip-arsip Kopma Reinventarisasi seluruh aset Kopma IPB Pembenahan Arsip Kopma IPB Kualitatif : Pencatatan inventarisasi yang lebih rapi. Memudahkan dalam pencarian data-data Kopma IPB. Kuantitatif : Jumlah arsip yang terkontrol dan terpelihara. 3 Pembenahan SOP keadministrasian, Keuangan dan Personalia Kopma Pembenahan SOP Karyawan Kualitatif : Adanya suatu mekanisme dan panduan bagi karyawan dan pengurus dalam melaksanakan kewajibannya Kuantitatif : Lebih memperjelas mengenai standar operasional yang harus dilaksanakan oleh karyawan dan pengurus 4 Pengelolaan, Perbaikan dan Pembenahan sistem laporan keuangan, Kesekretariatan dan Personalia Admin’s Day Kualitatif : Laporan Job desk yang jelas setiap bulannya. Kuantitatif : Peramalan jumlah kas umum kedepan dapat terlihat & perapihan laporan kegiatan LSO. 5 Pengelolaan dan Pembenahan Database Kopma IPB Kopma’s Database Kualitatif : Pencatatan database yang lebih rapi. Memudahkan dalam pencarian data-data Kopma IPB. Kuantitatif : Jumlah database yang terkontrol dan terpelihara. 6 Pengelolaan, Pembenahan administrasi, keuangan dan internal LSO Forum LSO Kualitatif : Laporan Kegiatan LSO yang jelas setiap bulannya. Kuantitatif : • Peramalan jumlah kas umum kedepan dapat terlihat & perapihan laporan kegiatan. 7 Pengelolaan dan Pengefisiensi alokasi Dana Anggota dan Operasional Departemen. Kualitatif : Laporan keuangan yang jelas setiap bulannya. Kuantitatif : Peramalan jumlah kas umum kedepan dapat terlihat & perapihan laporan keuangan. 8 Pengakraban internal Karyawan dan Pengurus Forum Kajian Pengurus dan Karyawan Kualitatif : Peningkatan produktivitas kerja pengurus dan karyawan. Kuantitatif : Mengukur kinerja karyawan melalui questioner per bulan. Pencapaian Program Kerja 1. Pembenahan dan Pengefisienan Sekret Program ini bertujuan untuk menciptakan suasana baru yang kondusif bagi tamu, anggota, pengurus dan karyawan. Kegiatan dalam program ini meliputi pembenahan komposisi sekretariat secara menyeluruh, merapihkan sekretariat secara menyeluruh, layout ruangan sekretariat Kopma yang lebih rapih dan nyaman. Target program ini agar terciptanya suasana sekretariat yang nyaman dalam melakukan segala macam aktivitas dan jumlah pengunjung sekretariat yang meningkat. Terdapat beberapa kendala dalam melaksanakan program ini yaitu adanya data-data yang tidak tercatat akibat pengurus dan karyawan tidak mengisi buku absensi pada saat datang ke sekretariat. Hal ini berimplikasi pada biasnya pengukuran tingkat kedisiplinan pengurus dan pengawas, sehingga sulitnya memberikan sistem reward kepada pengurus-pengawas atas kedisiplinannya mengunjungi sekretariat Kopma IPB. 2. Pengelolaan dan Pembenahan Inventarisasi, Reinventarisasi dan Arsip-Arsip Kopma IPB Program ini bertujuan untuk mengetahui jumlah peralatan dan perlengkapan yang dimiliki Kopma IPB serta jangka waktu pemakaian atau masa produktif barang. Kegiatan dalam program ini meliputi mendata peralatan dan perlengkapan baik yang ada di sekretariat maupun di unit-unti usaha Kopma serta mempirkirakan nilai ekonomis barang, jangka waktu penggunaan atau masa produktif dari suatu peralatan serta melakukan pengelompokan arsip-arsip Kopma IPB dan diberikan keteangan berdasarkan kategori arsip. Pembenahan dan penomoran inventaris-inventaris dan arsip-arsip Kopma telah dilaksanakan dengan baik, Inventarisasi dilakukan sehingga kita dapat mengetahui & merinci kekayaan Kopma (berupa peralatan dan perlengkapan) selama ini. Inventaris-inventaris yang ada di seluruh unit pun telah diberikan penomoran, sehingga kita dapat mengetahui barang yang ada, keluar atau hilang agar jelas pertanggungjawaban nanti, begitu juga dengan data-data arsip yang sudah dilakukan sistematis dan terdapat penomoran Kami pun telah membuat Standard Operation Procedure (SOP) dalam hal inventarisasi dan arsip. Diharapkan kepengurusan berganti pun suatu mekanisme tersebut dapat terus berjalan. Dalam melakukan inventarisasi, kami mengalami kendala yaitu sulitnya mengetahui harga pembelian awal suatu perlatan/perlengkapan dikarenakan pembelian barang tersebut dilakukan beberapa tahun lalu dan juga banyak terdapat peralatan yang sudah tidak bernilai guna sehingga banyak yang dibuang atau disumbangkan. Pada program pembenahan dan penomoran arsip-arsip Kopma, kami pun mengalami beberapa kendala yang cukup teratasi, sehingga program ini pun dapat berjalan dengan baik. 3. Pembenahan Standard Operational Procedure (SOP) Keadministrasian, Keuangan dan Personalia Program ini bertujuan untuk membentuk adanya suatu aturan operasional yang dapat dijadikan sebagai panduan terkait dengan kerja pengurus dan karyawan. Adapun kegiatan yang dilakukan meliputi pembuatan dan perancanganan standar operasional yang dijadikan sebagai panduan untuk karyawan dan pengurus dalam melakukan aktivitas kerja, melakukan perbaikan SOP yang tela ada sebelumnya dan menambahkan kekurangan terhadap SOP sebelumnya. Program ini terlaksana dengan cukup baik, sehingga tujuan-tujuan pada program ini pun tercapai. Pada program ini, kami hanya menerapkan dan mengembangkan mekanisme keadministrasian pada kepengurusan sebelumnya. Kami tidak melakukan perubahan mekanisme keadministrasian karena kami rasakan dasar mekanisme keadministrasiannya, keuangan dan personalia sudah cukup baik dan dikembangkannya. Namun pada penerapan K3 2009 dan buku absensi kunjungan sekretariat, kurang berjalan dengan baik karena targetan kita (pengurus & pengawas) kadang tidak mengisi absensi. Hal ini berimplikasi pada biasnya pengukuran tingkat kedisplinan pengurus-pengawas-karyawan. 4. Pengelolaan, Perbaikan dan Pembenahan Sistem Laporan Keuangan Program ini bertujuan untuk pembenahan keadministrasian, keuangan dan personalia Kopma IPB yang rapi dan terkontrol. Kegiatan ini meliputi: a) Kegiatan keuangan usaha, yaitu pembenahan semua pencatatan transaksi dan pembuatan laporan keuangan secara sistematis dan tersusun rapi sesuai dengan prosedur sehingga memudahkan pada proses akhir. Pembuatan grafik omzet dan perhitungan PV per bulan serta mengelola tabungan unit usaha dan pemberian slip gaji karyawan. b) Kegiatan Kesekretariatan meliputi pengelolaan notulensi, absensi, korespondensi, laporan kesekretariatan, back up data keuangan, laporan simpanan dan rasionalisasi per enam bulan. c) Kegiatan personalia, yaitu penilaian kinerja karyawan, kajian pengurus dan karyawan serta laporan forum LSO. Selama periode Januari sampai dengan Desember 2010 tercatat jumlah dan jenis surat masuk dan keluar sebagai berikut: 1. Surat Masuk Umum  Surat Undangan : 18 buah  Surat Pemberitahuan : 4 buah  Surat Tawaran Kerjasama : 3 buah  Surat Permohonan : 1 buah  Surat Penugasan : 1 buah  Surat Izin : 1 buah 2. Surat Keluar Umum  Surat Undangan : 13 buah  Surat Tawaran Kerjasama : 1 buah  Surat Permohonan : 12 buah  Surat Pengajuan : 2 buah  Surat Peminjaman : 14 buah 3. Surat Keluar Keluar  Surat Tugas : 2 buah  Surat Keputusan : 3 buah  Surat Keterangan : 3 buah  Surat Rekomendasi : 1 buah  Surat Referensi : 1 buah  Surat Perjanjian : 2 buah  Surat Jaminan : 1 buah Selama periode Januari sampai dengan Desember 2010 tercatat jumlah dan jenis surat yang diajukan oleh karyawan Kopma IPB sebagai berikut:  Surat Pengunduran Diri : 2 buah  Surat Cuti : 4 buah Pada program pembuatan laporan keuangan secara rutin, terlihat selalu adanya laporan keuangan unit usaha setiap bulannya namun belum mampu menampilkan grafik omzet. Oleh karena itu, kita dapat mengetahui posisi keuangan masing-masing unit usaha Kopma IPB secara keseluruhan. Pengumpulan dan perhitungan point belanja anggota dari masing-masing unit usaha dilakukan secara rutin. Perhitungan point belanja berdasarkan belanja kelipatan ribu secara akumulasi selama menjadi anggota Kopma IPB. Point Value belanja ini sebagai komponen penyusunan point value yang dihitung bersamaan dengan rasionalisasi. Jumlah point value belanja yang tercatat dalam periode bulan Januari-Desember 2010 adalah sebesar 4592,34 Selama periode Januari-Desember 2010, terdapat jumlah Point Value belanja yang dilakukan oleh anggota di tiap unit usaha adalah sebagai berikut:  Kopmart : 1557,7 PV  Green Smart : 616,56 PV  Green Co : 2357,2 PV  Smart Cell : 60,88 PV Perhitungan point value keseluruhan anggota kopma terdiri dari point belanja, point keaktifan simpanan, point keaktifan kegiatan yang dilakukan secara berkala yaitu setiap enam bulan sekali (setelah rasionalisasi) untuk mengetahui jumlah keseluruhan PV dari anggota aktif Kopma IPB. Dari perhitungan point value total periode bulan Januari-Desember 2010, didapat sebagai berikut:  Point Value Simpanan : 288 PV  Point Value Keaktifan : 94 PV  Point Value Belanja : 4592,34 Total : 4974,34 Pembuatan laporan keuangan untuk pihak terkait seperti laporan akhir tahun kepada MPM KM yang dilakukan di tengah tahun dan di akhir tahun berjalan dengan baik. Pada tahun ini Kopma IPB merupakan UKM IPB yang terverifikasi. Penilaian kinerja karyawan dilakukan rutin setiap bulannya dan diberikan urutan peringkat kerja semua karyawan Kopma IPB, diakhir kepengurusan akan diberikan hadiah kepada karyawan teladan Kopma IPB, dimana penilaiannya berdasarkan prestasi-prestasi kerja yang telah diberikan dalam satu tahun terakhir ini. Diharapan dengan adanya program ini dapat meningkatkan motivais kerja karyawan. Pembuatan atribut kepengurusan ini meliputi pembuatan sertifikat pengurus-pengawas 2010-2011 dan kelengkapan yang lainnya untuk kepengurusan 2011-2012 akan dilaksanakan sampai dengan akhir Maret 2011 ini. 5. Pengelolaan dan Pembenahan Database Kopma IPB Program ini bertujuan untuk mengetahui data terkini yang dimiliki Kopma IPB serta seluruh database terkelompokan sesuai dengan tingkat kepentingannya. Kegiatan ini meliputi kegiatan pengelolaan dan pembenahan database anggota, pengurus, karyawan, alumni dan perusahaan. Terdapat beberapa kendala dalam melaksanakan program ini yaitu adanya data-data informasi beberapa alumni dan perusahaan yang berubah-ubah, kami yang bekerja sama dengan departemen komunikasi dan informasi dalam melakukan program ini. Suatu mekanisme data base pun masih belum kuat/jelas, sehingga diperlukannya perbaikan-perbaikan sehingga pihak lain pun paham mekanisme tersebut. Jumlah pengurus,pengawas,karyawan dan anggota Kopma IPB hingga Desember 2010 tercatat sebagai berikut : • Pengurus = 23 orang • Pengawas = 2 orang • Karyawan = 7 orang • Anggota = o SP 1 : 154 orang o SP 2 : 229 orang o SP 3 : 117 orang o Mengundurkan diri: 3 orang o Aktif : 356 oang 6. Pengelolaan, Pembenahan Administrasi, Keuangan dan Internal LSO Program ini bertujuan sebagai laporan kegiatan LSO yang rapid an terkontrol dan terjalinnya hubungan baik pengurus dan LSO. Adapun kegiatan ini meliputi: pengelolaan notulensi, absensi , korespondensi, laporan administrasi, laporan keuangan LSO, LPJ dan proposal kegiatan dan sosialisasi informasi kepada LSO. Acara sosialisasi informasi departemen Adminkeunalia berjalan dengan baik dan dihadiri oleh setiap divisi LSO yang berkepentingan, namun kendala yang kami hadapi adalah kurangnya kegiatan yang diadakan oleh LSO sehingga kurangnya interaksi diantara kami. 7. Pengelolaan dan Pengefisiensi Alokasi Dana Anggota dan Operasional Departemen Program ini berujuan mengalokasikan keuangan Kopma dengan tepat, rapi dan terkontrol serta pengefisiensi alokasi dana anggota dan operasional departemen. indikasinya adalah adanya laporan keuangan setiap bulannya secara sistematis, sehingga mudah dalam menganalisis laporan keuangan dan memudahkan dalam pengelolaan dana sesuai RAPBK. Dalam melakukan pengelolaan keuangan umum, kami pun selalu mengajukan dana operasional kepada DPM KM sesuai yang dibutbuhkannya. Pada program kerja ini, kami melakukan koordinasi dengan pihak DPM KM, sehingga dalam pengajuan DO tidak terlambat. Adanya kenaikan beban-beban yang terjadi sehingga tidak sesuai dengan pengelolaan dana sesuai RAPBK karena melihat kondisi aktual yang terjadi sekarang ini dapat dilihat juga dari akibat inflasi yang terjadi ditiap tahunnya. 8. Pengakraban Internal Karyawan dan Pengurus Program kerja ini bersifat rutinan yang diselenggarakan bertujuan untuk menbina hubungan baik antar pengurus dan karyawan. kegiatan yang kami lakukan antara lain: sosialisasi informasi kepada karyawan, evaluasi kinerja karyawan-pengurus, kajian pengurus dan karyawan bulanan, award karyawan dan reward karyawan. Kegiatan ini tidak hanya dilakukan dilingkar kampus IPB saja namun acara kekeluargaan Kopma 2010 dilakukan di Pantai Karang Bolong Anyer yang pesertanya terdiri dari pengurus dan karyawan beserta keluarganya masing-masing, Program kegiatan ini juga didukung dengan adanya buku curhat karyawan sehingga karyawan dapat mencurahkan ide, isi hati dalam bentuk tertulis dan dijaga kerahasiaannya oleh staf Personalia. Kendala yang kami alami yakni kurangnya koordinasi untuk membuat pelatihan karyawan yang berkesinambungan untuk meningkatkan skill karyawan. C. KEBIJAKAN UMUM Departemen Adminkeunalia melakukan beberapa kebijakan dalam menjalankan fungsinya. Hal ini dilakukan karena kami merasakan perlunya suatu kebijakan yang dibutuhkan pada kondisi Kopma IPB saat ini yang tidak terdapat pada program kerja Adminkeu. Beberapa kebijakan yang telah kami buat yaitu : Pengadaan Kesepakatan Kerja Karyawan (K3) 2010 Kesepakatan Kerja Karyawan (K3) merupakan suatau panduan dan perjanjian kerja antara karyawan dengan pengurus Kopma IPB yang disepakati bersama. Hal ini perlu dilakukan karena selalu terdapat keluhan-keluhan karyawan kepada pengurus tanpa adanya penyelesaian yang berkelanjutan. Hal ini mengindikasikan bahwa tidak adanya kepastian kerja karyawan baik sekarang maupun di masa yang akan dating. Oleh karena itu, departemen Adminkeunalia bekerjasama dengan departemen usaha untuk mengatasi permasalahan tersebut. Sebelumya departemen Adminkeu 2009 telah merumuskan isi K3 tersebut, sehingga departemen Adminkeunalia pun cukup melihat realisasi dan merevisi bagian-bagian yang perlu ditindaklanjuti. Setelah adanya K3 2010 ini, diharapkan karyawan dengan pengurus (khususnya dept. Adminkeunalia) dapat melaksanakan hak dan kewajibannya sesuai kesepakatan yeng telah ditentukan bersama, sehingga berujung pada peningkatan kinerja karyawan dan pengurus Kopma IPB. Realisasi K3 2010 akan mulai dilaksanakan bulan Maret 2011. D. EVALUASI KESELURUHAN Program kerja departemen Administrasi, Keuangan dan Personalia secara umum sudah berjalan dengan baik, namun pada pelaksanaanya terdapat kendala seperti waktu pelaksanaan untuk beberapa program tidak sesuai dengan target waktu yang telah ditetapkan. Ketidaksesuaian waktu pelaksanaan dengan target disebabkan adanya jadwal liburan yang tidak diperkirakan sebelumnya dan kurangnya koordinai diantara pengurus dalam departemen Adminkeunalia dengan departemen lain. Staf-staf Adminkeunalia kurang dalam pemahaman yang mendalam mengenai tujuan-tujuan program kerja yang telah dicanangkan, sehingga pelaksanaannya pun kurang optimal dan tepat sasaran. Selain itu, sistem penyusunan laporan keuangan masih terkendala dengan sistem yang kurang sempurna sehingga menyebabkan kurang akuratnya hasil laporan keuangan. Sistem laporan personalia yang baru berjalan ditahun ini msih perlu beberapa perbaikan untuk tahun kedepannya. E. REKOMENDASI KESELURUHAN Adapun saran dan rekomendasi untuk bekal kepengurusan berikutnya adalah sebagai berikut : 1. Perlu dibuat lebih mendalam standar operation procedure mengenai personalia. 2. Perlunya pemahaman bagi seluruh staf Adminkeunalia mengenai K3 2010. 3. Tingkatkan koordinasi dengan departemen-departemen lain dan juga organisasi yang lain. 4. Perlunya kesadaran yang tinggi terhadap tugasnya sebagai staf Adminkeunalia, 5. Tingkatkan koordinasi pada internal departemen Adminkeunalia.